Bewaarplicht - Administratiekantoor Blokhuis

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

ARTIKELEN
Bewaarplicht financiële administratie.

In tegenstelling tot zelfstandigen zijn particulieren niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens, zoals bankafschriften en loonstrookjes te bewaren.
Maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

Wettelijk is geregeld dat bedrijven en zelfstandigen hun administratie 7 jaar moeten bewaren. Er zijn echter ook gegevens die een bedrijf 10 jaar moet bewaren.
Hebt u bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet u alle belangrijke administratie hiervan tien jaar bewaren.
De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2016 mag  dus pas in 2024 worden weggegooid.
Belangrijk is dat de bewaartermijn wordt verlengd als u uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat de bewaarplicht langer kan zijn dan 7 jaar, wanneer er uitstel is aangevraagd.

Voor een ondernemer is de basis voor de belastingaangiften, de zakelijke administratie. De belastingdienst eist dat deze aangiften helemaal overeenkomen met de gegevens van alle papieren en digitale stukken die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering. Naast de debiteuren- en crediteurenadministratie betreft het hier alle facturen en bonnetjes, de in- en verkoopadministratie, het grootboek en de voorraadadministratie.

De bewaartermijn is hetzelfde voor papieren en digitale stukken. De Belastingdienst eist wel dat de gegevens bewaard moeten worden in de vorm waarin deze  zijn ontvangen.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat u bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Omdat bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso verstandig om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.

U kunt echter ook onder bepaalde voorwaarden alles of bepaalde bestanden in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. U kunt hier afspraken over maken met de Belastingdienst. Deze afspraken worden dan schriftelijk vastgelegd.
Voor deze conversie heeft de belastingdienst een aantal voorwaarden gesteld. Zo moet u dan echt alle gegevens overzetten. Ze moeten inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet u de geconverteerde gegevens binnen afzienbare tijd voor hem of haar kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken. Twijfelt u over conversie van de administratie, neem dan contact op met de belastingdienst.

Zorg ervoor dat u altijd een reservebestand van de boekhouding hebt, omdat brand of diefstal namelijk niet gelden als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen.
Bij het niet voldoen aan de bewaarplicht riskeert men niet alleen een boete, maar het kan ook uitlopen op een strafrechtelijke vervolging.

Bij het uitbesteden van de administratie vallen alle documenten, programma's en andere gegevensdragers van de accountant, administrateur, boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht.
© 2012-2018 J.H. Blokhuis       Contact      Disclaimer      Links      Home

Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu