http://www.exact.nl

Versie
Na een uitgebreide test in 2003 heeft onderzoeksbureau GBNED begin 2006 de financiële modules van release 361 van Exact Globe 2003 bekeken.

Onderzoek
Er is sprake van een uitgebreid financieel administratiesysteem dat geschikt zal zijn voor met name middelgrote bedrijven.

Exact Globe 2003 is een pakket dat is opgebouwd uit een aantal modules met elk een eigen prijskaartje. Zo zijn er, naast financieel, modules voor: Logistieke administratie, CRM, Project Management, Personeelsmanagement en Salarisadministratie, Productiemanagement n Service management.

Voor de financiële administratie wordt de basis gevormd door de module E-Account met een aanschafprijs van rond de 2000,- euro. Dat laatste is echter de prijs voor één gebruiker en maximaal vier administraties. Wilt u werken met meer gebruikers of met meer administraties dan moet daarvoor extra betaald worden. Wij vinden dat u met alleen de module E-Account beslist geen compleet financieel pakket in huis heeft. Kolommenbalans, herinneringen, budgettering en toegangsbeveiliging per gebruiker moet bijvoorbeeld nog apart aanschaffen. De aanschafprijs zal dan al snel meer dan verdubbeld worden.

Als u kiest voor Exact Globe 2003 dan kiest u feitelijk ook voor Microsoft Office. Om met het pakket te kunnen werken moet u minimaal beschikken over Microsoft Excel 2000, Excel XP of Microsoft Office 2003.

Beperkingen
Wat ontbreekt in het pakket zijn modules voor consolidatie (de leveranciers verwijst daarvoor naar de module Excel Add-in), workflow en Activity Based Costing.

Wij hebben alleen aandacht besteed aan de financiële modules van het pakket.

De installatie van het pakket neemt alleen wat computertijd in beslag (zo’n 30 minuten) en gaat goed. Voor het aanmaken van een nieuwe administratie met een bestaand rekeningschema kan uitgegaan worden van een meegeleverd demobedrijf.

Over de bediening van het pakket zijn we tevreden. De menu indeling vinden wij duidelijk en het pakket is ook met het toetsenbord te bedienen. Bij het onderhouden van basisgegevens kunnen we kolommen verschuiven, verkleinen en vergroten.

Het pakket voorziet in een uitgebreid aantal basisgegevens (alhoewel dat natuurlijk mede afhankelijk is van de pakketsamenstelling die wordt gekozen). Een handigheidje dat ons in positieve zin opvalt is dat de meeste landen niet op actief staan, hetgeen de selectie van een landcode ten goede komt. Boekstuknummers kunnen we bij dit pakket keurig per jaar vastleggen. En hoewel ook het grootboek met vreemde valuta werkt kunnen we geen default valutacode koppelen aan een grootboekrekening. Sinds Globe 2003 kan tevens gewerkt worden met een postcodetabel.

Het vastleggen van boekingen levert ons geen problemen op. Boekingen worden direct (real time) bijgewerkt in onze administratie. Bij boekingen kunnen we ook een notitie vastleggen en een bijlage koppelen. Als we werken met de kolom “aantallen” en “kostenplaatsen” dan geldt dat voor elke grootboekmutatie. We kunnen niet per rekening aangeven of ingave van deze kolommen is toegestaan. Wel kunnen we bij een rekening opgeven dat ingave van aantal of kostenplaats verplicht is. Achteraf kunnen we boekingen nog eenvoudig wijzigen met dit pakket. Pas na het “verwerken van boekingen” is het niet meer mogelijk boekingen te wijzigen via de boekingsprogramma’s. We kunnen dan nog wel achteraf de boeking aanpassen via de “kaart” (grootboek, debiteuren of crediteuren), mits daartoe geautoriseerd.

Over de uitvoer van het pakket zijn we wat minder te spreken. Het raadplegen van informatie via “kaarten” (grootboek, debiteuren en crediteuren) gaat wel goed. We kunnen per rekening en relatie de individuele mutaties opvragen en per mutatie inzoomen op de oorspronkelijke boeking. Het afdrukken van rapporten lijkt niet consistent doorgevoerd in dit pakket. Een deel van de rapporten wordt opgemaakt in Excel (dat verklaart de noodzaak van Excel 2000 of Office XP bij dit pakket) en voor een ander deel wordt (achter de schermen) Crystal Reports gebruikt. De leverancier laat weten dat ervoor is gekozen om managementrapportages via Excel aan te maken en de overige rapporten via Crystal Reports.

De jaarafsluiting kost ons weinig moeite met dit pakket. Feitelijk kunnen we direct boeken in een nieuw boekjaar als we dat aanmaken. We moeten alleen het resultaat van het afgelopen boekjaar verwerken. Dit laatste moet nogmaals gebeuren als er correcties over een vorig boekjaar plaatsvinden. Dat hadden wij liever automatisch gezien.

Behoudens onze eerdere opmerking over de uitvoer vinden we de grootboek-, debiteuren en crediteurenadministratie er compleet uitzien. Wel merken wij op dat functies als herinneringen en budgetten als aparte modules aangeschaft moeten worden.

Naast grootboek, debiteuren en crediteuren voorziet het pakket in een behoorlijk aantal modules (al dan niet apart aan te schaffen), zoals:

BTW aangifte; het pakket bevat wel een BTW-nummer per relatie en controledatum, maar geen verificatielijst voor de Belastingdienst. We kunnen tevens aangiftes opvragen die al zijn afgedrukt, die worden door het systeem bewaard.

Kostenplaatsen; er kan gewerkt worden met kostenplaatsen en kostendragers. We kunnen deze beiden koppelen aan grootboekrekeningen en verplicht laten zijn bij een boeking.

Budgettering; met meerdere budgetscenario’s en budgetten op meerdere niveaus, afhankelijk van pakketsamenstelling.

Kostenverdeelstaat; met meerdere niveaus per kostenplaats. Er wordt gewerkt met een dekkingsrekening en een kostenrekening, zodat de oorspronkelijke saldi aanwezig blijven op de combinatie van kostenplaatsen en grootboekrekeningen. Controle op de doorverdeling zelf is voor verbetering vatbaar vinden wij. Nu kunnen we dezelfde verdeling meerdere malen doorboeken.

Vaste periodieke journaalposten; bevat geen mogelijkheid tot opgave van begin- en eindperiode en automatisch boeken iedere periode.

Vaste activa; bevat meerdere afschrijvingssystemen. Het betreft een uitgebreide module, waarvan wij de werking voor verbetering vatbaar vinden.

Rekening courant; bij het boeken op een RC-rekening wordt de corresponderende boeking in de RC-administratie automatisch aangemaakt volgens de documentatie. Alle administraties moeten dan wel op het zelfde systeem zijn geïnstalleerd volgens ons.

Vreemde valuta; met een koers per ingangsdatum en herwaardering voor grootboek en openstaande posten debiteuren en crediteuren.

Facturering; een uitgebreide factuurmodule op basis van artikelen. We kunnen ook met variabele tekstregels werken.

Betalingsverkeer; met functies voor automatische betalingen crediteuren, automatische incasso debiteuren en elektronisch bankieren.

Verplichtingenadministratie; met koppeling aan budgetten.

Uitwisseling financiële gegevens; import vindt plaats op basis van standaard opgestelde importdefinities door de leverancier. Een export kan gemaakt worden van een aantal stamgegevens (grootboek, debiteuren, crediteuren), financiële boekingen en wisselkoersen. Er wordt gewerkt met XML als bestandsformaat.

Managementinformatie; het systeem bevat een ‘interactieve balans’ met uitgebreide selectiemogelijkheden en exportmogelijkheid naar Excel. Met behulp van de module Excel Add-in kunnen verslagen in Excel worden opgesteld op basis van de gegevens in Exact Globe 2000. Ook is er een mogelijkheid tot het maken van spilanalyses (vergelijk: draaitabellen in Excel).

Voor accountants kent het pakket een aantal specifieke functies die met name betrekking hebben op het uitwisselen van gegevens tussen accountant en cliënt. De accountant kan ook fiscale correcties opgeven die afzonderlijk zichtbaar zijn.