http://www.accountview.nl

Versie
In de zomer van 2003 heeft onderzoeksbureau GBNED versie 6.1 van AccountView Business getest.

Onderzoek
Accountview lijkt met haar pakket Accountview Business een stevige plaats te hebben veroverd in de markt van financiele standaard software voor met name middelgrote bedrijven. Interessant aan het pakket vinden wij ondermeer de uitbreidingsmogelijkheden, waarmee in veel gevallen maatwerk voorkomen kan worden.

Als belangrijkste concurrenten worden genoemd: Exact met het pakket Globe 2003 en Microsoft Business Solutions met het pakket Dynamics NAV (voorheen Navision).

Het pakket Accountview Business is opgebouwd uit een basissysteem en een behoorlijk aantal optionele modules. Naast grootboek, debiteuren, crediteuren, het journaal en verslagen voorziet het systeem in functies voor ondermeer: budgettering, vaste activa, consolidatie, transitorische posten, telebankieren, automatische betalingen en incasso. Er zijn ook functies leverbaar voor inkoop, voorraad, verkoop, productie, projecten en relatiebeheer. Daarnaast werkt Accountview samen met branche applicaties van andere leveranciers.

Het pakket kent een aantal specifieke modules voor de accountancy: cliënt import en export, diverse controles (negatieve kas, steekproef, chi-kwadraattoets), centraal rekeningschema, uitwerken kolommenbalans, controle van verslagen (AuditReport), vennotenadministratie en multicliënt telebankieren.

Een aandachtspunt vinden wij wel de vele opties waaruit het pakket bestaat, met elk een eigen prijskaartje. Een pluspunt vinden wij dat een onbeperkt aantal administraties gevoerd kan worden zonder meerkosten en dat de aanschafprijs is gebaseerd op in eerste instantie 5 gelijktijdige gebruikers (concurrend users). Voor extra gebruikers geldt vervolgens een staffel.

De grootboek, debiteuren en crediteurenadministratie zien er compleet uit (met de aantekening dat functies als aanmaningen en budgettering apart aangeschaft moeten worden).

Beperkingen
Wat ontbreekt in het pakket zijn modules voor een verplichtingenadministratie en workflowfunctionaliteit.

Accountview geeft aan zelf geen maatwerk te leveren. Wel kan het pakket door de gebruikers eventueel uitgebreid worden met de BusinessModeller (zelf toevoegen van velden, tabbladen en tabellen), BusinessDimensions (zelf toevoegen van subadministraties / boekingsdimensies) en BusinessReporter (zelf toevoegen van standaardrapporten of exportformaten). Dat de gebruiker het pakket zelf kan uitbreiden zonder (duur) maatwerk komt op ons positief over.

Wij hebben de proef op de som genomen door de financiële modules van het pakket te testen (versie v.6.1.). De installatie van het pakket lukt ons prima. Alleen bij het aanmaken van een nieuwe administratie hebben wij even ondersteuning van de helpdesk nodig. De menu indeling van het pakket moeten we in het begin even aan wennen.

De bediening van het pakket wijkt qua menu indeling duidelijk af van andere pakketten die wij gewend zijn. Eerst moet gekozen worden voor een bestand (bijvoorbeeld grootboek, kostenplaatsen of debiteuren) en vervolgens kunnen de bijbehorende functies worden gekozen. Of deze wijze van werken aanslaat is natuurlijk iets persoonlijks. Handig is dat het pakket ook met het toetsenbord bediend kan worden. Bij het onderhouden van basisgegevens (zoals het grootboek rekeningschema) kunnen we kolommen verschuiven, verkleinen en vergroten. En het pakket biedt de mogelijkheid om gewijzigde schermen op gebruikersniveau te bewaren onder een op te geven naam.

De basisgegevens zijn zondermeer uitgebreid te noemen. Wel moeten wij direct even wennen aan het begrip dagboekbladzijden in plaats van boekstukken. Bij het grootboek missen wij wel een ‘standaard’ kostenplaats per rekening en een rekening kan niet geblokkeerd worden voor handmatig boeken. Handig vinden wij dat bij veel basisgegevens een notitie vastgelegd kan worden en een document gekoppeld kan worden. De relaties (debiteuren en crediteuren) kunnen we werken met een adresopmaak die landgebonden is. Wat we wel missen is een postcodetabel op basis waarvan de plaatsnaam wordt getoond.

Het vastleggen van boekingen gaat prima. Zowel boekingen in lokale (euro) als vreemde valuta levert ons geen problemen op. Alleen de koppeling naar de vaste activa administratie vinden wij minder. Achteraf is geen relatie meer tussen de boeking en de activum mutatie. De boekingen worden direct (real time) bijwerkt in onze administratie. Bij de boekingen kunnen we een notitie vastleggen en een document als bijlage koppelen. Bij het vastleggen van boekingen (en trouwens ook bij Automatische betalingen) wordt volgens ons prima rekening gehouden met de ‘g’-rekening die wel per relatie vooraf kunnen vastleggen. Dat komen we zeker niet in alle pakketten tegen.

Bij de uitvoer van het pakket zijn wij zeer te spreken over de vele uitvoermogelijkheden van de rapporten. Zo zijn er uitgebreide selecties mogelijk op het journaalbestand. Rapporten kunnen we direct afdrukken, opslaan in een bestand en exporteren. Het pakket kent voor uitvoer een ingebouwde PDF generator. De rapporten zien er verder verzorgd uit. Het raadplegen van informatie gaat ook goed. Zo is het mogelijk om vanuit een rekening of relatie in  te zoomen op de onderliggende mutaties en journaalpost. Bij het raadplegen kunnen we meerdere vensters schikken zodat alle gewenste informatie direct zichtbaar is. Een aandachtspunt vinden wij wel dat het raadplegen van bestanden is gecombineerd met het onderhouden van bestanden. Dat laatste kan alleen afgeschermd worden voor (bepaalde) gebruikers door een extra module aan te schaffen.

Met de jaarafsluiting hebben wij duidelijk wat moeite. Er moeten nogal wat handelingen worden verricht voordat een nieuw boekjaar is geopend en correcties in een vorig boekjaar komen niet automatisch terecht in de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Dat de basisgegevens ook per boekjaar worden opgeslagen vinden wij een aandachtspunt voor bedrijven met veel relaties of bijvoorbeeld artikelen.
 

Naast grootboek, debiteuren en crediteuren voorziet het pakket in een behoorlijk aantal modules (al dan niet apart aan te schaffen), zoals:

BTW aangifte; met verificatielijst voor de BTW-nummers en optioneel aangiftes buitenland voor Engeland en Duitsland.

Budgettering; met meerdere budgetversies. Alleen het invoeren van budgetten vinden wij wat onhandig.

Kostenverdeelstaat; met meerdere niveaus per kostenplaats voor een doorverdeling.

Vaste periodieke journaalposten.

Vaste activa; met meerdere afschrijvingssystemen, onderscheid tussen commerciële en fiscale afschrijving, splitsen en herwaardering. Alleen het inbrengen van nieuwe afschrijvingen vinden wij wat onhandig.

Consolidatie.

Rekening courant; intercompany boekingen via XML bericht. Tevens mogelijk voor administraties op verschillende servers, waarbij de boekingen per email worden gezonden.

Vreemde valuta; met een koers per ingangsdatum en herwaardering debiteuren, crediteuren en grootboek. Het verslag van herwaardering grootboek vinden we voor verbetering vatbaar.

Facturering; op basis van artikelen en ook in vreemde valuta. Minder geschikt voor variabele factuurregels.

Betalingsverkeer; automatische betalingen binnenland en buitenland. Automatische incasso en telebankieren.

Uitwisseling financiële gegevens; met de mogelijkheid om zelf importdefinities aan te maken. Export in meerdere formaten en opname van de XML versie van de Auditfile.

Managementinformatie; zelf verslagen samenstellen en controleren. Met behulp van Dynamic Office kunnen verslagen in Excel worden samengesteld die automatisch worden bijgewerkt na boekingen in het pakket.